Hilfe-Portal – SL-Urlaubsplaner

Willkommen im Hilfe-Portal! Hier finden Sie Schnellanleitungen, Tipps & Tricks, Praxis-Fallbeispiele und Antworten auf die häufigsten Fragen rund um den SL-Urlaubsplaner.

Schnelleinstieg in 5 Minuten

In wenigen Schritten ist der SL-Urlaubsplaner einsatzbereit:

Download & Installation

Laden Sie die kostenlose Demoversion von unserer Download-Seite herunter. Starten Sie die urlaubsplaner_setup.exe und folgen Sie dem Assistenten. Es sind keine Admin-Rechte erforderlich.

Bundesland wählen

Nach dem ersten Start wählen Sie Ihr Bundesland aus – damit werden die korrekten gesetzlichen Feiertage und Schulferien automatisch übernommen.

Konten anlegen

Legen Sie Konten für Ihre Mitarbeiter, Familienmitglieder oder Teammitglieder an. Pro Konto können Name, Abteilung, Urlaubsanspruch und weitere Daten hinterlegt werden. Die Demoversion erlaubt 2 Konten – die Vollversion bis zu 500.

Abwesenheiten eintragen

Klicken Sie im Kalender auf den gewünschten Tag und wählen Sie ein Kürzel (z. B. U=Urlaub, K=Krank, HO=Homeoffice). Mehrtägige Einträge können über die Zeitraumerfassung schnell angelegt werden.

▶ Video-Anleitung: Erste Schritte 📄 Bedienungsanleitung (PDF)

Tipps & Tricks für Fortgeschrittene

💡 Brückentage optimal planen

Nutzen Sie die Feiertagsübersicht im Kalender, um Brückentage frühzeitig zu identifizieren. Kombinieren Sie z. B. einen Feiertag am Donnerstag mit einem Urlaubstag am Freitag für ein langes Wochenende.

Profi-Tipp: Aktivieren Sie die Überschneidungsprüfung (Menü → Extras), damit Sie sofort sehen, wenn zu viele Kollegen gleichzeitig fehlen.

💡 Abteilungen clever nutzen

Weisen Sie Ihren Mitarbeitern Abteilungen zu und nutzen Sie die Filterfunktion, um nur die relevante Abteilung anzuzeigen. So behalten Sie auch bei 100+ Konten den Überblick.

Vorteil: Druckreporte können ebenfalls nach Abteilung gefiltert werden – ideal für Abteilungsleiter, die nur ihre eigenen Mitarbeiter im Blick haben müssen.

💡 Stunden- und Überstundenverwaltung

Der Urlaubsplaner kann auch Überstunden und Minusstunden erfassen. Tragen Sie im Konto die tatsächlich geleisteten Stunden ein – die Software berechnet automatisch den Saldo aus Soll- und Ist-Stunden.

▶ Video: Stunden erfassen

💡 Netzwerk-Installation (Server)

Der SL-Urlaubsplaner ist netzwerkfähig. Installieren Sie die Software einmalig und verschieben Sie das Verzeichnis auf ein Netzlaufwerk oder einen Fileserver. Alle Workstations greifen dann per Verknüpfung auf die zentrale Installation zu.

Vorteil: Kein Installationsaufwand auf einzelnen PCs. Updates müssen nur einmal eingespielt werden.

→ Detaillierte Anleitung zur Serverinstallation

💡 Betriebsferien & globale Hinweise

Tragen Sie Betriebsferien zentral ein, damit diese automatisch für alle Konten gelten. Nutzen Sie zusätzlich globale Hinweise für Inventurtage, Betriebsversammlungen oder Messebesuche.

▶ Video: Betriebsferien einrichten

💡 Datensicherung – so geht’s richtig

Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig über Menü → Datei → Datensicherung. Der Urlaubsplaner erstellt eine ZIP-Datei mit allen Konten, Einstellungen und Terminen.

Empfehlung: Speichern Sie das Backup zusätzlich auf einem externen Datenträger oder in der Cloud.

▶ Video: Backup durchführen | → FAQ: Datensicherung

💡 Excel-Export für Auswertungen

Exportieren Sie alle Abwesenheitsdaten als Excel-Datei (Menü → Extras → Excel-Export). Nutzen Sie den Rohdatenexport für individuelle Auswertungen oder den Urlaubsantrag-Export für die Personalabteilung.

→ FAQ: Datenexport nach Excel

💡 Erinnerungsfunktion aktivieren

Lassen Sie sich automatisch an Geburtstage, Fälligkeitstermine oder Urlaubsanträge erinnern. Die Erinnerungsfunktion kann in der Vollversion unter Einstellungen → Erinnerungen konfiguriert werden.

→ FAQ: Erinnerungsfunktion

💡 Jahreswechsel – Datenübernahme ins neue Jahr

Beim Jahreswechsel müssen Sie nicht alles neu eingeben! Nutzen Sie die Datenübernahme aus dem Vorjahr (Menü → Extras), um Personalstammdaten, Resturlaub, Stundenkonten und Serientermine automatisch zu übertragen.

▶ Video: Datenübernahme beim Jahreswechsel | → FAQ: Datenimport

Praxis-Fallbeispiele

So setzen verschiedene Anwender den SL-Urlaubsplaner in der Praxis ein:

🏢 Handwerksbetrieb (12 Mitarbeiter)

Ein Malerbetrieb nutzt den Urlaubsplaner, um Urlaubstage und Krankheitstage aller Mitarbeiter auf einen Blick zu sehen. Die Überschneidungsprüfung stellt sicher, dass nie zu viele Maler gleichzeitig im Urlaub sind. Am Jahresende werden die Daten per Excel-Export an den Steuerberater übergeben.

Genutzte Funktionen: Abteilungen, Überschneidungsprüfung, Excel-Export, Druckreporte

🏛 Ingenieurbüro (45 Mitarbeiter)

Ein Ingenierbüro mit 3 Abteilungen (Planung, Bauleitung, Verwaltung) setzt den Urlaubsplaner auf einem zentralen Netzlaufwerk ein. Jeder Abteilungsleiter sieht nur seine Mitarbeiter dank Abteilungsfilter. Die Geschäftsführung nutzt die Gesamtübersicht für die strategische Personalplanung.

Genutzte Funktionen: Netzwerk-Installation, Abteilungsfilter, Passwortschutz, Betriebsferien

⚽ Sportverein (80 Mitglieder)

Ein Sportverein nutzt den Urlaubsplaner als Veranstaltungskalender. Trainingszeiten, Turniere und Vereinsfeste werden als Termine eingetragen. Die Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass keine Veranstaltung vergessen wird. Der Geburtstagskalender informiert über Jubiläen der Mitglieder.

Genutzte Funktionen: Terminverwaltung, Erinnerungen, Geburtstagskalender, Druckreporte

🏠 Familie (kostenlose Version)

Eine Familie nutzt die kostenlose Demoversion (2 Konten) zur Koordination der Urlaubsplanung beider Elternteile. Schulferien der Kinder werden als globale Hinweise sichtbar gemacht. Der Geburtstagskalender erinnert an wichtige Familientermine.

Genutzte Funktionen: Kostenlose Version, Globale Hinweise, Geburtstagskalender

☤ Arztpraxis (8 Mitarbeiter)

Eine Gemeinschaftspraxis plant mit dem Urlaubsplaner die Abwesenheiten von Ärzten und MFA. Die Überschneidungsprüfung garantiert, dass immer mindestens ein Arzt anwesend ist. Fortbildungstage werden mit eigenem Kürzel erfasst und im Jahresreport ausgewertet. Da die Software lokal ohne Cloud läuft, ist der Datenschutz gewährleistet.

Genutzte Funktionen: Überschneidungsprüfung, individuelle Kürzel, Druckreporte, lokale Datenhaltung

⚙ Produktionsbetrieb (120 Mitarbeiter)

Ein Produktionsbetrieb nutzt den Urlaubsplaner zur Verwaltung von Schichtplänen und Betriebsferien. Mit dem Zusatzmodul Statistik-Plus werden Fehlzeiten pro Abteilung detailliert ausgewertet. Die Stundenerfassung ermöglicht die Übersicht über Überstunden und Gleitzeitkonten.

Genutzte Funktionen: Betriebsferien, Stundenerfassung, Statistik-Plus, Netzwerk-Installation

Video-Tutorials

Unsere Video-Anleitungen führen Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Funktionen:

▶

Download & Installation
4–5 Min

▶

An-/Abwesenheiten erfassen
4–5 Min

▶

Vollversion freischalten
2 Min

▶

Betriebsferien einrichten
3–4 Min

▶

Updates installieren
3 Min

▶

Stunden erfassen
3 Min

▶

Abteilungen & Überschneidungen
3–4 Min

▶

Datensicherung / Backup
1–2 Min

▶

Datenübernahme (Jahreswechsel)
4–5 Min

▶

Download-Probleme beheben
1–2 Min

→ Alle Videos ansehen

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Download & Update

Hinweise zum Download, Cache leeren, Versionsinformationen

Preise & Bestellen

Lizenzmodelle, Staffelpreise, Bestellvorgang

Lizenz-Schlüssel

Aktivierung, Lizenzdateien einspielen, Vollversion

Datenimport aus dem Vorjahr

Jahreswechsel, Resturlaub übernehmen, Serientermine

Kürzel & Abwesenheitskontrolle

Verfügbare Kürzel, Konten anlegen, Abwesenheiten

Passwörter

Passwort vergessen, Admin-Rechte, Schreibschutz

Datensicherung

Backup erstellen, Daten wiederherstellen

Server-/Netzwerkinstallation

Netzlaufwerk, Haupt- und Unterlizenzen

Systemvoraussetzungen

Windows-Versionen, Hardware-Anforderungen

→ Alle FAQ ansehen (23 Einträge)

Fehlerbehebung & Troubleshooting

Die häufigsten Probleme und ihre Lösungen:

❌ Download wird vom Browser blockiert

Problem: Windows SmartScreen oder der Browser blockiert die Setup-Datei.

Lösung: Klicken Sie auf „Weitere Informationen“ und dann „Trotzdem ausführen“. Die Datei ist sicher und virengeprüft.

▶ Video-Anleitung: Download-Probleme beheben

❌ „Datei nicht gefunden“ Fehlermeldung

Ursache: Der Installationspfad wurde geändert oder Dateien wurden verschoben.

Lösung: Installieren Sie die Software erneut im empfohlenen Standardpfad C:\Urlaubsplaner\.

→ Detaillierte Fehlerbehebung

❌ „Kein gültiger Gleitkommawert“

Ursache: Fehlerhafte regionale Einstellungen in Windows (Dezimaltrennzeichen).

Lösung: Stellen Sie in den Windows-Regioneinstellungen das Dezimaltrennzeichen auf Komma.

→ Detaillierte Fehlerbehebung

❌ Drucken nicht möglich

Ursache: Kein Standarddrucker in Windows konfiguriert.

Lösung: Legen Sie in den Windows-Einstellungen → Geräte → Drucker einen Standarddrucker fest.

→ FAQ: Drucken nicht möglich | → FAQ: Weitere Druckprobleme

❌ Anzeige zu klein oder zu groß

Ursache: Windows-Skalierung beeinflusst die Darstellung der Software.

Lösung: Rechtsklick auf die EXE-Datei → Eigenschaften → Kompatibilität → „Hohe DPI-Einstellungen ändern“ → „Verhalten bei hoher DPI-Skalierung überschreiben“ aktivieren.

→ Detaillierte Anleitung