Urlaub bei Kurzarbeit: Arbeitstage, Anspruch und Urlaubsentgelt

Der Ausgangspunkt: Urlaub wird in freien Arbeitstagen bemessen

Nach § 3 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub bei einer Sechstagewoche 24 Werktage. Bei einer gleichmäßig verteilten Fünftagewoche entspricht dies 20 Arbeitstagen. Die Umrechnung erhält grundsätzlich dieselbe Erholungsdauer von vier Wochen. Deshalb ist die Anzahl der Arbeitstage pro Woche eine andere Größe als die Zahl der an diesen Tagen geleisteten Stunden.

Eine Person mit kürzeren täglichen Schichten benötigt für eine vollständig freie Arbeitswoche genauso viele Urlaubstage wie eine Person mit längeren Schichten an denselben Wochentagen. Erst wenn sich die Verteilung auf die Wochentage verändert, entsteht eine andere Berechnungsfrage. Den allgemeinen Zusammenhang erläutert der Ratgeber zum Bundesurlaubsgesetz.

Welche Form der Kurzarbeit liegt vor?

Weniger Stunden an denselben Arbeitstagen

Bleibt die Zahl der Tage mit Arbeitspflicht unverändert und werden nur die täglichen Stunden verkürzt, folgt daraus grundsätzlich keine Verringerung der Urlaubstage. Eine niedrigere Stundenzahl oder ein geringerer Verdienst ist daher für sich genommen keine geeignete Kürzungsquote. Vergleichen Sie das Wochenmodell vor und während der Kurzarbeit, bevor Sie einen Urlaubsanspruch neu bestimmen.

Ganze Tage entfallen oder es gilt Kurzarbeit null

Anders liegt es, wenn wirksam vereinbarte Kurzarbeit die Arbeitspflicht an ganzen Tagen aufhebt. Das BAG hat im Urteil vom 30. November 2021, 9 AZR 225/21, die Berücksichtigung solcher Ausfalltage bei der unterjährigen Neuberechnung bestätigt. Kurzarbeit null bezeichnet dabei Zeiträume, in denen die Arbeitspflicht vollständig entfällt.

Die Entscheidung setzt eine wirksam eingeführte Kurzarbeit voraus. Eine bloße Auftragsflaute oder die Anweisung, zu Hause zu bleiben, beantwortet diese Vorfrage nicht. Bei Zweifeln ist zunächst die arbeitsvertragliche oder kollektivrechtliche Grundlage zu klären. Aus dem bloßen Bezug von Kurzarbeitergeld lässt sich ebenfalls keine konkrete Urlaubstageszahl ablesen.

Fiktive Beispiele: gleiche Stundenquote, unterschiedliche Urlaubsfrage

Beispiel A: jeder Arbeitstag wird kürzer

Eine fiktive Mitarbeiterin arbeitet normalerweise montags bis freitags. Während der Kurzarbeit arbeitet sie weiterhin an diesen fünf Tagen, jeweils mit kürzerer Schicht. Das Wochenmodell bleibt bei fünf Arbeitstagen. Für eine vollständig freie Woche benötigt sie weiterhin fünf Urlaubstage; die reine Verkürzung der Schichten verändert den Umfang des gesetzlichen Jahresurlaubs grundsätzlich nicht.

Beispiel B: einzelne Wochentage fallen vollständig aus

Ein fiktiver Mitarbeiter arbeitet ebenfalls gewöhnlich montags bis freitags. Für einen abgegrenzten Zeitraum sieht eine wirksame Vereinbarung nur noch montags, dienstags und mittwochs Arbeitspflicht vor. Hier muss die veränderte Verteilung berücksichtigt werden. Die Urlaubstage sind anhand der maßgeblichen Zeitabschnitte und Arbeitstage zu ermitteln; ein ungeprüfter pauschaler Abzug vom gesamten Jahreskonto wäre keine nachvollziehbare Berechnung.

Die beiden Beispiele enthalten bewusst kein fertiges Jahresergebnis. Dafür müssten insbesondere Beginn und Ende der jeweiligen Regelung sowie die Jahresbasis feststehen. Sie zeigen, welche Information eine Personalabteilung zuerst benötigt: Welche Tage unterlagen in welchem Zeitraum tatsächlich der vereinbarten Arbeitspflicht? Ein Prozentsatz zum Arbeitsausfall allein beantwortet diese Frage nicht.

Eine Neuberechnung verständlich dokumentieren

Stellen Sie zunächst die Jahresbasis fest und ordnen Sie die zugrunde liegende Regelung zu. Erfassen Sie anschließend die ursprünglichen Wochenarbeitstage, sämtliche Änderungen und deren Geltungszeiträume. Prüfen Sie gesondert, welche Urlaubstage bereits gewährt wurden. Bewahren Sie die Berechnungsgrundlage zusammen mit den maßgeblichen Vereinbarungen auf, damit die Veränderung später verständlich erläutert werden kann.

Der gesetzliche Mindesturlaub ist von zusätzlichem Urlaub zu unterscheiden. Bei vertraglichem oder tariflichem Mehrurlaub kommt es auf die anwendbaren Regelungen an. Eine höhere Gesamtzahl bedeutet nicht automatisch, dass jede Teilregelung identisch behandelt werden darf. Hier hilft der Ratgeber zu Tarifvertrag und Urlaub bei der Einordnung der benötigten Unterlagen.

Bei wechselnden Arbeitstagen, mehreren Kurzarbeitsphasen oder offenen Rundungsfragen sollte die Berechnung fachkundig kontrolliert werden. Runden Sie Zwischenergebnisse nicht ohne geprüfte Grundlage ab. Für Beschäftigte ist eine erläuterte Berechnung mit Zeitraum und Wochenmodell hilfreicher als ein geänderter Kontostand ohne Begründung.

Urlaubsentgelt: Kurzarbeit mindert nicht einfach den Durchschnitt

Das Urlaubsentgelt ist die Bezahlung während des Erholungsurlaubs. § 11 Abs. 1 BUrlG stellt grundsätzlich auf den durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten dreizehn Wochen vor Urlaubsbeginn ab; zusätzlich für Überstunden gezahlter Verdienst bleibt dabei ausgenommen. Für Verdienstkürzungen enthält die Vorschrift eine ausdrückliche Schutzregel.

Kürzungen infolge von Kurzarbeit im Berechnungszeitraum bleiben bei der Berechnung des Urlaubsentgelts außer Betracht. Die zuletzt tatsächlich ausgezahlten niedrigeren Beträge dürfen deshalb nicht ohne Prüfung als unveränderter Durchschnitt verwendet werden. Die konkrete Abrechnung verlangt weiterhin eine Prüfung der maßgeblichen Entgeltbestandteile und gegebenenfalls einschlägiger tariflicher Bestimmungen.

Davon zu unterscheiden ist ein zusätzliches Urlaubsgeld. Ein solcher zusätzlicher Betrag ergibt sich nicht schon aus § 11 BUrlG, sondern benötigt eine eigene Grundlage. Auch Kurzarbeitergeld und Urlaubsentgelt sind verschiedene Größen. Für die Personalpraxis empfiehlt sich daher eine getrennte Prüfung von Urlaubsmenge, Urlaubsgewährung und Entgeltabrechnung.

Urlaub planen, Resturlaub und Hinweise prüfen

Für die zeitliche Festlegung von Urlaub bleibt § 7 Abs. 1 BUrlG relevant. Urlaubswünsche sind zu berücksichtigen; das Gesetz nennt insbesondere dringende betriebliche Belange und vorrangige Urlaubswünsche anderer Beschäftigter als entgegenstehende Gründe. Eine Kurzarbeitsplanung ersetzt diese Prüfung nicht. Bereits genehmigte Urlaubszeiträume sollten bei Änderungen ausdrücklich in die Abstimmung einbezogen werden.

Tage ohne Arbeitspflicht sind nicht einfach als genommener Urlaub zu buchen. Für einen bereits eingeführten ununterbrochenen Zeitraum mit Kurzarbeit null erläutert das BAG, dass Urlaub eine einvernehmliche Unterbrechung der Kurzarbeit voraussetzt. Bei Überschneidungen muss deshalb zuerst geklärt werden, welche Vereinbarung und welche Freistellung für den betreffenden Zeitraum gelten.

Prüfen Sie außerdem bestehende Restbestände und die dazugehörigen Arbeitgeberhinweise. Eine veränderte Berechnung ersetzt keine Erklärung zu Übertrag oder Verfall. Die Ratgeber zu Resturlaub und Übertragung sowie zur Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers behandeln diese Fragen gesondert.

Der SL-Urlaubsplaner kann die organisatorische Urlaubs- und Abwesenheitsplanung begleiten. Grundlage sollten die zuvor geprüften Ansprüche sein. Für die Abstimmung im Team empfiehlt sich eine gemeinsame Übersicht über geplante Abwesenheiten und verfügbare Arbeitstage. Die rechtliche Wirksamkeit einer Kurzarbeitsvereinbarung oder eine strittige Entgeltabrechnung lässt sich durch eine Planung nicht entscheiden.