Urlaub für Werkstudenten und Praktikanten: Anspruch

Welcher Urlaubsanspruch gilt für Werkstudenten?

Wer neben dem Studium in einem Arbeitsverhältnis beschäftigt ist, fällt grundsätzlich unter das Bundesurlaubsgesetz. § 1 BUrlG begründet den Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub, § 2 beschreibt den persönlichen Geltungsbereich. Eine allgemeine Ausnahme für eingeschriebene Studierende enthält das Gesetz nicht. Die Bezeichnung als Werkstudent ändert deshalb für sich genommen nichts an diesem Ausgangspunkt.

Für die Zahl der Urlaubstage sind vor allem die regelmäßigen Arbeitstage maßgeblich. § 3 BUrlG nennt mindestens 24 Werktage bei einer Sechstagewoche. Bei einer gleichmäßig verteilten Fünftagewoche entsprechen diese vier Urlaubswochen 20 Arbeitstagen. Für volljährige Beschäftigte mit regelmäßig drei Arbeitstagen pro Woche ergeben sich entsprechend zwölf Arbeitstage gesetzlicher Jahresmindesturlaub, wenn Anspruch auf den vollen Jahresurlaub besteht.

Weniger Stunden sind nicht automatisch weniger Urlaubstage

Arbeitet eine Person an jedem Arbeitstag kürzer, bleibt die Zahl ihrer wöchentlichen Arbeitstage gleich. Verteilt sie dieselbe Wochenstundenzahl dagegen auf weniger Tage, verändert sich die Umrechnung. § 4 TzBfG schützt Teilzeitbeschäftigte vor einer schlechteren Behandlung allein wegen ihrer Teilzeit, sofern keine sachlichen Gründe bestehen. Auch vertraglicher Mehrurlaub ist anhand der anwendbaren Regelung und des Vergleichs mit anderen Beschäftigten zu prüfen.

Eine reine Stundenquote kann deshalb in die Irre führen. Für die Vorbereitung genügen zunächst Arbeitsvertrag, vereinbarte Wochentage und Jahresurlaubsbasis. Der Ratgeber zur Urlaubsberechnung bei Teilzeit erklärt die Umrechnung ausführlicher. Bei wechselnden Einsatztagen sollten die maßgeblichen Zeitabschnitte dokumentiert werden, statt eine zufällig ausgewählte Semesterwoche auf das ganze Jahr hochzurechnen.

Fiktives Rechenbeispiel: drei Arbeitstage pro Woche

Eine volljährige Werkstudentin arbeitet im folgenden frei erfundenen Beispiel das ganze Kalenderjahr montags, mittwochs und freitags. Es gilt nur der allgemeine gesetzliche Mindesturlaub; Sonderansprüche werden für das Beispiel ausgeschlossen. Die Wartezeit ist bereits erfüllt. Die Umrechnung lautet: 24 Werktage geteilt durch sechs, multipliziert mit drei Arbeitstagen. Das Ergebnis sind zwölf Urlaubstage für das Jahr.

Möchte die Werkstudentin eine vollständige Arbeitswoche frei haben, benötigt sie in diesem festen Wochenmodell drei Urlaubstage. Dienstag und Donnerstag sind ohnehin keine Arbeitstage. Dass an den drei Arbeitstagen unterschiedlich viele Stunden vorgesehen sein könnten, verändert diese Tageszählung nicht. Die Berechnung des Urlaubsentgelts ist eine gesonderte Frage.

Dieses Beispiel gilt bewusst nur für unveränderte Arbeitstage und eine festgelegte Anspruchsgrundlage. Beginnt die Beschäftigung erst unterjährig oder ändern sich die Einsatztage zwischen Vorlesungszeit und Semesterferien, müssen diese Umstände zusätzlich geprüft werden. Ein Arbeitsvertrag kann außerdem einen höheren Jahresurlaub vorsehen. Dann ist dessen zutreffende Bezugswoche der Ausgangspunkt für die Umrechnung.

Freiwilliges Praktikum: auf die rechtliche Grundlage achten

Ein freiwilliges Praktikum kann ein Arbeitsverhältnis sein, muss aber nicht schon wegen seiner Freiwilligkeit eines sein. § 611a BGB verlangt eine Gesamtbetrachtung der Umstände. Maßgeblich sind unter anderem persönliche Abhängigkeit und weisungsgebundene Arbeit. Zeigt die tatsächliche Durchführung ein Arbeitsverhältnis, entscheidet die Überschrift des Vertrags nicht über den Status.

Daneben erfasst § 26 BBiG bestimmte andere Vertragsverhältnisse, die dem Erwerb beruflicher Fertigkeiten, Kenntnisse, Fähigkeiten oder Erfahrungen dienen. Die Vorschrift verweist unter anderem auf § 10 BBiG. Dessen Absatz 2 eröffnet grundsätzlich die Anwendung arbeitsvertraglicher Rechtsvorschriften, soweit Wesen, Zweck und besondere Vorschriften nicht entgegenstehen. Auch § 2 BUrlG bezieht zur Berufsausbildung Beschäftigte ein. Daher können Urlaubsansprüche auch ohne ein gewöhnliches Arbeitsverhältnis bestehen.

Für die Praxis bedeutet das: Zuerst Lernzweck, Ausbildungsplan, Aufgaben und Einbindung in den Betrieb beschreiben. Dann den rechtlichen Rahmen und erst anschließend den Urlaub bestimmen. Die pauschalen Aussagen „Praktikanten bekommen keinen Urlaub“ und „Jedes freiwillige Praktikum ist ein Arbeitsverhältnis“ überspringen genau diese notwendige Einordnung.

Pflichtpraktikum: Studienordnung und Vertrag gemeinsam lesen

Bei einem in ein Studium eingebundenen Pflichtpraktikum kann ein anderer rechtlicher Rahmen gelten. § 3 Abs. 2 Nr. 1 BBiG nimmt bestimmte hochschulische Berufsbildung vom Anwendungsbereich dieses Gesetzes aus. Der oben beschriebene Weg über §§ 26 und 10 BBiG lässt sich deshalb nicht ungeprüft auf jedes vorgeschriebene Praktikum übertragen.

Aus dem Wort „Pflichtpraktikum“ allein folgt aber ebenfalls keine abschließende Antwort für alle Gestaltungen. Zu prüfen sind die Einbindung in Schule oder Hochschule, die vorgeschriebene Praxisphase, der Vertrag und die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit. Eine zusätzliche vertragliche Urlaubsvereinbarung ist gesondert zu beachten. Mindestlohnfragen sollten dabei nicht als Ersatz für eine Prüfung des Urlaubsanspruchs behandelt werden.

Freie Tage und Anerkennung der Praxisphase abstimmen

Klären Sie mit der zuständigen Ausbildungsstelle, ob vereinbarte freie Tage die Anerkennung der Praxisphase beeinflussen und ob Anwesenheitszeiten nachzuweisen sind. Dafür sollte die tatsächlich geltende Studien- oder Prüfungsordnung vorliegen. Eine betriebliche Zusage über freie Tage beantwortet nicht automatisch, ob die Hochschule die vorgesehenen Ausbildungszeiten als erfüllt ansieht. Diese Abstimmung empfiehlt sich vor der endgültigen Terminplanung.

Kurze Beschäftigung: Wartezeit und Teilurlaub unterscheiden

§ 4 BUrlG sieht den erstmaligen Erwerb des vollen Urlaubsanspruchs nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses vor. Daraus folgt nicht, dass jede kürzere Beschäftigung ohne Urlaub bleibt. § 5 BUrlG regelt Teilurlaub, insbesondere beim Ausscheiden vor erfüllter Wartezeit. In den dort genannten Fällen entsteht ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses.

Ein weiteres ausdrücklich fiktives Beispiel: Ein volljähriger Student arbeitet vom 1. April bis zum 30. Juni in einem Arbeitsverhältnis mit fester Fünftagewoche. Es gelten 20 Tage Jahresmindesturlaub, ohne zusätzliche Ansprüche. Bei drei vollen Monaten und Ausscheiden vor erfüllter Wartezeit ergeben sich 20 geteilt durch zwölf, multipliziert mit drei, also fünf Urlaubstage.

Eine Beschäftigung über den Jahreswechsel, bereits gewährter Urlaub oder abweichende vertragliche Regelungen können weitere Prüfungen erfordern. Auch Bruchteile dürfen nicht beliebig abgerundet werden: § 5 Abs. 2 BUrlG ordnet für Bruchteile ab einem halben Tag eine Aufrundung an. Die Einzelheiten erläutert der Ratgeber zum ersten Arbeitsjahr und zur Wartezeit.

Bei minderjährigen Beschäftigten ist zusätzlich § 19 JArbSchG zu prüfen. Er enthält altersabhängige Mindesturlaubsregelungen. Die Rechenbeispiele dieses Artikels sind ausdrücklich auf volljährige Personen beschränkt und sollten daher nicht ungeprüft für Schülerpraktikanten oder andere Minderjährige verwendet werden.

Urlaub beantragen, bezahlen und zum Vertragsende planen

Semesterferien sind im Arbeitsverhältnis nicht automatisch Urlaub. Für die zeitliche Festlegung gilt § 7 Abs. 1 BUrlG: Urlaubswünsche sind zu berücksichtigen, soweit keine dort genannten entgegenstehenden Gründe vorliegen. Studierende sollten gewünschte Zeiträume frühzeitig abstimmen und eine bestätigte Freistellung abwarten. Bereits arbeitsfreie Studientage benötigen im vereinbarten Wochenmodell dagegen keine Befreiung von einer Arbeitspflicht.

Bezahlter Urlaub bedeutet, dass die Freistellung nicht einfach als unbezahlte Abwesenheit geführt wird. Für das Urlaubsentgelt enthält § 11 BUrlG eine Durchschnittsregel mit besonderen Vorgaben. Ein zusätzliches Urlaubsgeld ist davon zu unterscheiden und benötigt eine eigene Grundlage. Bei wechselnder Vergütung empfiehlt sich eine gesonderte Prüfung durch die zuständige Entgeltabrechnung.

Vor einem feststehenden Vertragsende sollten beide Seiten prüfen, wann vorhandener Urlaub noch genommen werden kann. Kann er wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden, sieht § 7 Abs. 4 BUrlG eine Abgeltung vor. Die Auszahlung ersetzt während einer fortbestehenden Beschäftigung nicht ohne Weiteres den Erholungsurlaub.

Geprüfte Ansprüche nachvollziehbar planen

Halten Sie Beschäftigungsart, Anspruchsgrundlage, Vertragszeitraum und Verteilung der Arbeitstage fest. Ergänzen Sie genehmigte Abwesenheiten und dokumentieren Sie, welche Fragen noch geklärt werden müssen. So werden der studentische Status und die konkrete Urlaubsberechnung nicht miteinander verwechselt.

Der Urlaubsanspruch-Rechner unterstützt die Orientierung bei klaren Ausgangsdaten. Der SL-Urlaubsplaner kann anschließend in die betriebliche Urlaubsplanung eingebunden werden. Die rechtliche Einordnung eines Praktikums bleibt dabei eine vorgelagerte Aufgabe; sie ergibt sich nicht aus einer eingetragenen Tageszahl.