Urlaubsverfall
Urlaubsverfall bedeutet, dass ein bestehender Urlaubsanspruch nach den einschlägigen Regeln untergeht. Beim gesetzlichen Erholungsurlaub genügt dafür grundsätzlich nicht allein der Ablauf des Kalenderjahres. Arbeitgeber müssen Beschäftigte regelmäßig konkret zur Urlaubsnahme auffordern und rechtzeitig auf den drohenden Verlust hinweisen. Für besondere Abwesenheiten und vertraglichen Mehrurlaub können abweichende Prüfungen erforderlich sein.
Rechtsgrundlage und Einordnung
§ 7 Absatz 3 BUrlG enthält die Regeln zum Urlaubsjahr und zur Übertragung. Das Bundesarbeitsgericht hat im Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15, die Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers konkretisiert. Die Information muss den individuellen Anspruch betreffen und so rechtzeitig erfolgen, dass der Urlaub tatsächlich noch genommen werden kann. Eine allgemeine Regel im Arbeitsvertrag oder ein bloßer Kalenderbestand genügt dafür regelmäßig nicht.
Bei lang andauernder Arbeitsunfähigkeit gelten zusätzliche Besonderheiten. Das BAG behandelt im Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 245/19, den Zusammenhang zwischen einer möglichen Frist von 15 Monaten und der Mitwirkung vor Eintritt der Erkrankung. Daraus darf keine automatische Löschregel für alle Krankheitsfälle abgeleitet werden. Zeitpunkt der Erkrankung, Möglichkeit der Urlaubsnahme und erfüllte Hinweispflichten müssen zusammen betrachtet werden.
Quellen zur Einordnung:
Praxis in der Urlaubsplanung
Prüfen Sie vor jeder Korrektur eines Urlaubskontos die Herkunft der Tage und die tatsächlich einschlägige Frist. Halten Sie fest, welche individuellen Informationen wann übermittelt wurden. Stimmen Sie anschließend noch mögliche Urlaubszeiträume mit den Beschäftigten ab. Ein technisch berechnetes Fristdatum hilft als Erinnerung, entscheidet aber nicht darüber, ob der rechtliche Anspruch im Einzelfall bereits untergegangen ist. Ungeklärte Bestände sollten erkennbar bleiben, statt stillschweigend zu verschwinden.
Für die jährliche Planung ist ein rechtzeitiger Bestandsabgleich sinnvoll. Trennen Sie laufenden Jahresurlaub, Übertrag und gegebenenfalls eigenständig geregelten Mehrurlaub. Berücksichtigen Sie außerdem Elternzeit oder Mutterschutz, bevor eine Standardfrist angewendet wird. Die dokumentierte Prüfung erleichtert spätere Rückfragen und verhindert widersprüchliche Aussagen zwischen Kalender und Personalverwaltung. Wenn Beschäftigte wegen der Einsatzplanung Urlaub nicht nehmen konnten, gehört auch dieser Umstand in die Beurteilung der offenen Ansprüche.
Weiterführende Rechner und Antworten
Einordnung für Deutschland · Quellen geprüft am 08.09.2026. Vertragliche und tarifliche Besonderheiten sind im Einzelfall zu berücksichtigen.